Datenschutzerklärung

Vorlage — die gelb markierten Platzhalter sind vor dem Produktivbetrieb mit dem Datenschutzbeauftragten der Klinik abzustimmen. Die technischen Angaben (Cookies, Datenarten, Speicherfristen, Hosting) beschreiben die Anwendung zutreffend.

1. Verantwortlicher

[KLINIKNAME], [STRASSE HAUSNUMMER], [PLZ ORT]
E-Mail: [E-MAIL] · Telefon: [TELEFON]

2. Datenschutzbeauftragte/r

[NAME UND KONTAKT DES/DER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN]

3. Zweck der Verarbeitung

DIPLANA dient der Erstellung und Verwaltung der Dienstpläne der zentralen Notaufnahme: Diensteinteilung, Wunsch- und Urlaubsplanung, Diensttausch, Ausfall- und Ersatzorganisation sowie damit verbundene Benachrichtigungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses) [ggf. ergänzen: Dienstvereinbarung].

4. Verarbeitete Daten

• Kontodaten: Benutzername, Passwort (nur als bcrypt-Hash gespeichert), Rolle, Zeitpunkt der letzten Aktivität, Einstellungen (z. B. Mitteilungsauswahl).
• Personaldaten der Planung: Name, Rolle/Qualifikation, Beschäftigungsumfang, Rotationszeiten, Abwesenheitszeiträume (ohne Angabe von Gründen — Abwesenheitsgründe werden bewusst nicht gespeichert).
• Planungsdaten: Dienstpläne, Dienstwünsche, Sperrtage, Urlaubsanträge und -entscheidungen, Tauschvorgänge, Ersatz-Anfragen.
• Protokolldaten: fachliches Aktivitätenprotokoll (wer hat wann was beantragt/geändert; nur für Administratoren einsehbar) sowie technische Server-Protokolle.
• Für den zweiten Faktor: TOTP-Geheimnis und gehashte Wiederherstellungscodes; für vertraute Geräte ein zufälliges, gehashtes Geräte-Kennzeichen.

5. Cookies

DIPLANA verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• Sitzungs-Cookie — hält die Anmeldung während der Nutzung. Serverseitig begrenzt (öffentliche Geräte und Planer/Admin-Konten: 12 Stunden; als privat eingestufte Mitarbeiter-Geräte: bis 60 Tage).
• Geräte-Cookie — merkt sich auf Wunsch, dass dieses Gerät den zweiten Faktor bereits bestätigt hat (privat: 60 Tage, öffentlich: 10 Tage, übrige Rollen: 30 Tage).

Es gibt kein Tracking, keine Analyse-, Werbe- oder Drittanbieter-Cookies. Eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist daher nicht erforderlich; ein Cookie-Banner wird nicht angezeigt.

6. Hosting und Weitergabe

Die Anwendung läuft auf einem eigenen, von der Klinik gemieteten Server bei [HOSTING-ANBIETER, z. B. IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur] in einem Rechenzentrum in Deutschland; mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag [AVV pruefen/abschliessen]. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS/HTTPS). Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt.

7. Speicherdauer und Löschung

Die Anwendung setzt automatische Aufbewahrungsfristen durch (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO): abgelaufene Vorgänge wie alte Ersatz-Anfragen, erledigte Benachrichtigungen, abgelaufene Geräte-Einträge und alte Protokolleinträge werden regelmäßig automatisch gelöscht. Dienstplandaten werden für die Dauer der Erforderlichkeit (Nachweis der Arbeitszeit, [FRIST, z. B. gemäß § 16 ArbZG]) aufbewahrt. Konten ausgeschiedener Beschäftigter werden deaktiviert und gemäß [KLINIKREGELUNG] gelöscht.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an den oben genannten Verantwortlichen oder den/die Datenschutzbeauftragte/n. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde: [ZUSTÄNDIGE LANDESDATENSCHUTZBEHÖRDE].

9. Freiwillige Angaben

Die Angabe des Vornamens im Profil ist freiwillig; Web-Push-Mitteilungen werden nur nach ausdrücklicher Aktivierung durch Sie eingerichtet und können jederzeit im Browser widerrufen werden.

Stand: [DATUM EINSETZEN]